Управление временем

.

Письмо Сенеки к Луцилию
Сенека приветствует Луцилия!
Так и поступай, мой Луцилий! Отвоюй себя для себя самого, береги и копи время, которое прежде у тебя отнимали или крали, которое зря проходило. Сам убедись в том, что я пишу правду: часть времени у нас отбирают силой, часть похищают, часть утекает впустую. Но позорнее всех потеря по нашей собственной небрежности.
Вглядись-ка пристальней: ведь наибольшую часть жизни тратим мы на дурные дела, немалую — на безделье, и всю жизнь — не на те дела, что нужно.


Укажешь ли ты мне такого, кто ценил бы время, кто знал бы, чего стоит день, кто понимал бы, что умирает с каждым часом? В том-то и беда наша, что смерть мы видим впереди; а большая часть ее у нас за плечами — ведь сколько лет жизни минуло, все принадлежит смерти. Поступай же так, мой Луцилий, как ты мне пишешь: не упускай ни часу. Удержишь в руках сегодняшний день — меньше будешь зависеть от завтрашнего. Не то, пока будешь откладывать, вся жизнь и промчится.
Все у нас, Луцилий, чужое, одно лишь время наше. Только время, ускользающее и текучее, дала нам во владение природа, но и его кто хочет, тот и отнимает. Смертные же глупы: получив что-нибудь ничтожное, дешевое и наверняка легко возместимое, они позволяют предъявлять себе счет; а вот те, кому уделили время, не считают себя должниками, хотя единственно времени и не возвратит даже знающий благодарность.
Быть может, ты спросишь, как поступаю я, если смею тебя поучать? Признаюсь чистосердечно: как расточитель, тщательный в подсчетах, я знаю, сколько растратил. Не могу сказать, что не теряю ничего, но сколько теряю, и почему, и как, скажу и назову причины моей бедности. Дело со мною обстоит так же, как с большинством тех, кто не через собственный порок дошел до нищеты: все меня прощают, никто не помогает.
Ну так что ж? По-моему, не беден тот, кому довольно и самого малого остатка. Но ты уж лучше береги свое достояние сейчас: ведь начать самое время! Как считали наши предки, поздно быть бережливым, когда осталось на донышке. Да к тому же остается там не только мало, но и самое скверное. Будь здоров.[4]
Расчет «Капитал моего личного времени»
Как видно из письма Сенеки к Луцилию, тема управления временем далеко не нова. Люди неглупые думали над этими вопросами более двух тысяч лет назад, а возможно, и значительно раньше. И не просто думали! Сенека рассчитывал, какой капитал времени находился (предположительно) в его распоряжении на момент, когда он достиг некоторого возраста. После чего он учитывал, как расходуется это время: сколько уходит «на дурные дела», «на безделье» и «не на те дела, что нужно». И каков «малый остаток», идущий на что-то по-настоящему важное и полезное.
И это единственно верный подход! Можете ли Вы эффективно вести отгрузки со склада и планировать закупки товара, если даже не знаете складских остатков? Можно ли говорить об эффективном управлении ресурсом, который Вы даже не учитываете и не знаете, каким его количеством располагаете?
Так и с управлением временем. Пока мы не рассчитали, сколько времени предположительно находится в нашем распоряжении, и совсем не учитываем, как именно расходуется время, — мы точно не управляем своим временем. В лучшем случае мы изображаем жалкие потуги, чтобы слегка оправдаться в собственных глазах и обеспечить маленькие, чисто косметические улучшения. Не более того.
Если же мы хотим по-настоящему эффективно управлять временем, начать нужно именно с расчета капитала личного времени, находящегося в нашем распоряжении. А уже за этим следует контроль текущей эффективности использования времени и реализация мероприятий по ее повышению.
РАСЧЕТ «КАПИТАЛ МОЕГО ВРЕМЕНИ»
I. Капитал моего времени.
Мой возраст сегодня ______ лет [В].
Я предполагаю, что буду жить до ______ лет [ВП].
Следовательно, у меня предположительно осталось _______ лет жизни [Л = ВП — В].
Учитывая в среднем 365 дней в году, это дает ______ дней жизни [Д = Л × 365].
В сутках 24 часа. Общий капитал моего времени в часах _____ часов [Капо6щ = Д × 24].
В среднем я сплю ________ часов в день [Сон], то есть бодрствую ________ часов в день [Бодр = 24 — Сон].
Капитал моего времени в часах за вычетом времени на сон составляет _______ часов [Кап = Д × Бодр].
II. Капитал моего активного (рабочего) времени.
Я предполагаю, что буду работать и зарабатывать деньги до __ лет [ВА].
Следовательно, у меня предположительно осталось __ лет активной жизни [ЛА = ВА — В].
Учитывая в среднем 365 дней в году, это дает ___ дней активной жизни [ДА = ЛА × 365].
В сутках 24 часа. Общий капитал моего активного времени в часах ___ часов [КапАо6щ = ДА × 24].
Капитал моего активного времени за вычетом времени на сон составляет ______ часов [КапА = ДА × Бодр].
Уверен, что в целом Вам понятно, как выполнить этот несложный расчет. Но давайте для надежности проделаем все вычисления на каком-нибудь примере. А позже, вооружившись карандашом и калькулятором, Вы по аналогии повторите данный расчет для себя. Можете вписывать цифры прямо сюда, в книгу: для этого поля в расчете и остались незаполненными.
Итак, начнем! Предположим, возраст героя нашего примерного расчета [В] = 36 лет. Какова его предполагаемая продолжительность жизни? Если говорить о жителях России, то у женщин перспектива — еще туда-сюда, а у мужчин — довольно нерадостная. Не знаю, как сейчас, а несколько лет назад средняя продолжительность жизни по России составляла: для женщин — 74 года, для мужчин — 54 года (sic!). Ладно, будем надеяться, что, даже если герой нашего расчета — мужчина, он все-таки проживет несколько поболее этой нерадостной среднестатистической величины. Главное тут что? Пить надо меньше. А также меньше нервничать. И по возможности не принимать различные форс-мажоры (которые в России происходят с потрясающей регулярностью) слишком близко к сердцу. Так что побудем оптимистами и запланируем предполагаемую продолжительность жизни нашего героя [ВП] = 70 лет.
Таким образом, сколько лет жизни ориентировочно осталось нашему герою?
[Л] = [ВП] — [В] = 70 лет — 36 лет = 34 года.
А сколько это приблизительно будет в днях?
[Д] = [Л] × 365 дней в году = 34 × 365 = 12 410 дней.
А сколько это будет в часах?
[Капобщ] = [Д] × 24 часа в сутках = 12 410 × 24 = 297 840 часов.
При этом не следует забывать, что каждый день мы тратим часть времени на сон. То есть активного времени, когда мы имеем возможность что-то делать, не 24 часа в сутки, а меньше. Предположим, наш герой в среднем спит 8 часов в сутки — [Сон]. Тогда сколько он бодрствует?
[Бодр] = 24 часа в сутках — [Сон] = 24–8 = 16 часов в сутки.
Теперь, чтобы получить капитал активного времени в часах, нужно умножить капитал времени нашего героя в днях на количество часов в сутках, когда он бодрствует:
[Кап] = [Д] × [Бодр] = 12 410 × 16 часов бодрствования в сутках = 198 560 часов.
Это общий капитал времени нашего героя в часах за вычетом времени на сон. Причем ежедневно этот капитал безвозвратно уменьшается на 16 часов (а общий капитал времени [Капобщ] — на 24 часа). По меткому выражению Глеба Архангельского:
«Миллионеров по часам не бывает».
Теперь давайте посчитаем капитал активного (рабочего) времени. Первый ключевой вопрос: до какого возраста наш герой будет более или менее активно работать и зарабатывать деньги? Предположим, до 60 лет ([ВА]).
Тогда сколько лет активной жизни ему предположительно осталось?
[ЛА] = [ВА] — [В] = 60 лет — 36 лет = 24 года.
А сколько это приблизительно будет в днях?
[ДА] = [ЛА] × 365 дней в году = 24 × 365 = 8760 дней.
Так-так… а сколько это составит в часах?
[КапАобщ] = [ДА] × 24 часа в сутках = 8760 × 24 = 210 240 часов.
Однако, как и в предыдущей части расчета, важнее понять, сколько часов активного времени (то есть уже за вычетом времени на сон) осталось нашему герою.
[КапА] = [ДА] × [Бодр] (часов бодрствования в сутках) = 8760 дней × 16 часов = 140 160 часов.
* * *
Теперь прошу Вас выполнить этот расчет еще раз — уже для себя. Запишите итоговые данные в любимую записную книжку или ежедневник, чтобы они всегда были у Вас под рукой.
Готово? Тогда идем дальше!
Сколько стоит ваше время?
Более двух тысяч лет назад Сенека наверняка регулярно выполнял примерно такой же расчет, какой мы с Вами только что сделали вместе. Однако этим философ не ограничивался: он также рассчитывал, какова стоимость его времени. И был абсолютно прав. Знать стоимость своего времени (как общего, так и рабочего) не менее (если не более) важно, чем учитывать тот капитал времени, который остается в Вашем распоряжении.
Ниже мы выполним этот расчет и узнаем стоимость Вашего времени. Но прежде всего поговорим о том, где и при каких обстоятельствах может пригодиться знание того, сколько стоят минута и час Вашего времени.
Подсчет общего капитала времени имеет большое значение в стратегическом плане. А вот знание стоимости времени часто приносит огромную пользу при принятии повседневных решений. Кроме того, это также является важным фактором при принятии таких стратегических решений, как выбор местонахождения Вашей квартиры (дома) относительно офиса.
Предположим, стоимость минуты Вашего общего времени составляет 50 копеек. Это примерно соответствует ежемесячному доходу 14 400 рублей: 0,5 × 60 (минут в часе) × 16 (часов в дне за вычетом 8 часов на сон) × 30 (дней в месяце, в среднем) = 14 400.
Что это стратегически и тактически означает для Вас? Фактически Ваше время почти ничего не стоит. Вы можете расходовать много времени, чтобы сократить свои затраты, — и это будет выгодно. Если на рынке Вы торговались 10 минут за 5 кг картошки и получили скидку, превышающую 5 рублей, это будет выгодно для Вас. Кстати, потратить лишний час на дорогу в магазин с более низкими ценами или на базар для Вас очень выгодно. Вы можете сэкономить несколько сот рублей, а прямые затраты в виде денежного эквивалента дополнительно потраченного времени составят 30 рублей. Значит, поездка более чем окупилась!
Самый же главный вывод, который можно извлечь: Ваше время пока практически ничего не стоит. То есть неважно, где Вы работаете сейчас и как зарабатываете свой нынешний доход. Имеют значение только усилия, направленные на то, чтобы выйти на новый уровень и, как следствие, резко увеличить доходы. Профессиональный рост, стажировки, самообучение, работа с наставником, аттестации, карьерный рост… В первую же очередь данный вывод должен влиять на Ваш выбор очередного места работы. Зарплата, на которую Вы можете реально претендовать с учетом достигнутого Вами на данный момент уровня, не сильно отличается от нуля. Поэтому она и не должна играть существенного значения при принятии решения о том, где Вы хотели бы работать дальше. Сейчас для Вас главное в работе не деньги, а получаемый опыт. Новые знания, дополнительная квалификация — вот, что важно. А когда Вы перейдете на другой уровень, соответственно изменятся Ваши возможности и уровень Ваших доходов!
И уж совсем правильно — сберегать часть получаемых денег (пока очень небольших) и тренироваться в инвестициях. Даже 10 % заработанного — часть дохода, которую рекомендуют для начала откладывать и сберегать многие профессиональные финансовые консультанты, — даст Вам около 1500 рублей в месяц. Сбережения за 2 месяца составят 3000 рублей. Этого уже достаточно, чтобы приобрести паи в каком-нибудь паевом инвестиционном фонде (ПИФ). Чем раньше Вы начнете тренироваться в сбережениях и инвестициях, тем скорее начнет расти Ваше реалъное благосостояние. Человек с невысокими доходами, который сперва научился правильно распоряжаться деньгами, сберегать и инвестировать часть из них, а потом увеличил доходы, сможет быстро достичь финансовой независимости. А вот тому, кто зарабатывает серьезные деньги, но все еще не сформировал правильных привычек обращения с ними, нелегко изменить свои финансовые привычки. Как бы высоки ни были доходы, такой человек каждый месяц становится почти нищим за несколько дней до получки. Может быть, он даже обрастает имуществом, но оно не создает пассивного дохода своему владельцу, а наоборот — постоянно требует денег на свое содержание. В результате часто выходит так, что чем больше доходы, тем больше долги. Эта логика отражена и в известной инвестиционной игре, разработанной Робертом Кийосаки, — «Денежный поток». Кто с ней знаком, знает: проще вырваться из «крысиных бегов» и победить, если играешь за какую-нибудь учительницу с невысокими доходом и затратами. А сложнее всего «выбраться», когда играешь за топ-менеджера с высокими доходами, обремененного имуществом и кредитами.
Теперь предположим, что стоимость Вашего общего времени составляет 5 рублей в минуту. Это равносильно 5 × 60 × 16 × 30 = 144 000 рублей в месяц. Представьте: что бы Вы ни делали, рядом постоянно тикает счетчик — «5 рублей»… «5 рублей»… «5 рублей»… Торговаться за картошку на рынке и долго выбирать, у какого из 20 продавцов купить апельсины, уже невыгодно. 5 минут торговли «стоят» Вам 25 рублей, 10 минут хождения по рядам и сравнения, какие апельсины «больше на Вас смотрят», — 50 рублей.
А сколько «стоит» дорога на работу и обратно? Если каждый день Вам приходится добираться на работу в среднем час и столько же — возвращаться домой, прямая «стоимость» этого времени составит: 5 × 60 минут в часе × 2 часа в день × 22 рабочих дня в месяце (в среднем) = 13 200 рублей в месяц.
Если же переехать поближе к месту работы — так, чтобы путь от нее до дома занимал 10 минут, — прямой выигрыш по времени составит 1 час 40 минут (или 100 минут) каждый рабочий день. Если посчитать «стоимость» сэкономленного времени, получится:
5 × 100 минут (сэкономленных за день) × 22 рабочих дня в месяце (в среднем) = 11 000 рублей в месяц.
Вполне ощутимый финансовый аргумент в пользу переезда!
Дом рядом с работой и дневной сон: стратегический выигрыш во времени и качестве жизни
Если Ваша квартира находится рядом с офисом, это дает весьма существенные дополнительные козыри. В числе главных (с точки зрения тайм-менеджмента) выигрышей — возможность организовать себе в рабочие дни полноценный дневной сон. А это один из эффективнейших инструментов, которые вообще существуют в тайм-менеджменте! Многие великие люди десятилетиями использовали этот инструмент с большим успехом и отменными результатами. Среди них Черчилль, Наполеон, пророк Мухаммед (он же Магомет) и др. Почитайте, к примеру, мемуары Черчилля — хотя бы его известнейшую книгу «Вторая мировая война». Там он пишет: если нужно годами работать в режиме страшной перегрузки и день за днем решать огромное количество вопросов, дневной сон совершенно незаменим! Политик по минутам расписал свой рабочий график периода Второй мировой войны, когда он был премьер-министром Англии. Благодаря двухчасовому дневному сну Черчилль каждый день обеспечивал себе два полноценных восьмичасовых рабочих дня!!!
На самом деле дневной сон позволяет резко повысить качество использования времени. Благодаря полноценному дневному сну (пусть даже продолжительностью всего 1 час) Вы успеете сделать в полтора раза больше, чем без него. При этом Вы сами решаете, на что хотите употребить время: на работу, отдых, чтение книг, прогулки с семьей или общение с друзьями. А возможность такого дневного сна Вам дает квартира, расположенная в пешей досягаемости от офиса.
Впрочем, все зависит от того, какую должность Вы занимаете и насколько свободно можете планировать свой рабочий график. Если Вы, к примеру, бухгалтер, секретарь или сотрудник клиентского отдела, то возможность отлучиться куда-то из офиса днем может быть ограничена часовым обеденным перерывом. А в некоторых компаниях есть негласное требование о том, что даже в обед большинство сотрудников на всякий случай должны быть «под рукой». Ожидается, что обедать эти сотрудники будут в офисе, и уход из него в обеденный перерыв не поощряется. Однако и в этом случае можно как минимум обсудить данный вопрос с руководством и попробовать договориться. Чем более существенную пользу Вы приносите компании, тем скорее Вам пойдут навстречу!
Для менеджера по продажам польза дневного сна неочевидна. Работа разъездная, за встречей и интенсивным личным общением следует переезд (или пешая прогулка) к месту следующей встречи. За время, проведенное в пути, коммерсант получает необходимую передышку. Поэтому менеджеру по продажам я рекомендовал бы, если есть такая возможность, перенести дневной сон на ранний вечер. Завершив рабочий день, сразу направляйтесь домой. Придя домой, сразу же — не поужинав и не отвлекаясь пока на общение с родными (я говорю совершенно серьезно!), — ложитесь спать. Через полчаса или через полтора часа (это зависит от того, насколько Вы умотались за день) просыпаетесь — и Вы как новенький! А впереди еще 4, 5 или 6 часов полноценного, прожитого с высокой насыщенностью времени.
Если Вы представитель творческой профессии (научный работник, программист или веб-дизайнер и т. д.), я бы на месте Вашего руководителя содействовал Вашему переходу на режим жизни и работы с обязательным дневным сном. Если, конечно, у Вас объективно есть такая возможность.
Если Вы входите в число руководящего состава, то возможности по самоорганизации своего времени увеличиваются. И если Ваша квартира расположена близко к офису, скорее всего, организовать себе регулярный дневной сон Вы сможете без особых проблем. Важно лишь приучить коллег к тому, что Ваш сотовый временами бывает отключен (а час-полтора в обед он отключен наверняка). Если телефон выключен, значит, сейчас Вы не можете разговаривать — пусть шлют CMC! Или пусть пишут по e-mail, если вопрос более объемный.
Еще во времена Советского Союза один мой родственник, будучи главврачом областной больницы, каждый день приходил домой на 2 часа: час он тратил на обед и час — на сон. И это ему отнюдь не мешало интенсивно работать и приносить людям пользу! Меня неизменно поражало, что, когда этот человек выходил прогуляться, большинство прохожих здоровались с ним. По имени-отчеству.
Ну а если Вы — совсем большой босс, устройте прямо позади своего кабинета комнату отдыха, где Вы сможете с удовольствием предаваться дневному сну… и не только.
Чтобы Вы еще лучше оценили плюсы дневного сна, уточню: время дневного сна более чем вычитается из времени ночного сна! К примеру, если обычно Вам для полноценного отдыха и восстановления сил требуется 8 часов ночного сна и Вы проспали час днем, ночью Вам будет достаточно максимум 7 часов сна. А может быть, и 6 часов. По легенде, Леонардо да Винчи спал 4 раза в день по 15 минут — и этого ему хватало! Один его знакомый рыцарь попробовал сделать так же и очень разочаровался. По его словам: «Спать 4 раза в день по 15 минут действительно вполне достаточно. Но я так и не понял, что же мне делать ночью!» Как говорится, сказка — ложь, да в ней намек.
Мы говорим сейчас об экономии времени. А это более дефицитный ресурс, чем деньги. Более того — ресурс невосполнимый. И существенный ежедневный выигрыш по времени не столько экономит Вам затраты (строго говоря, прямой экономии и не происходит: ее можно наблюдать лишь по прошествии времени), сколько ощутимо повышает качество Вашей жизни.
В юные годы я жил в самом центре поволжского города-миллионника (правда, в коммунальной квартире). И привык к тому, что все рядом — до любого интересующего меня места можно достаточно быстро дойти пешком. Но вот коммуналка… ах, какая песня эта коммуналка! Недавний фильм «Стиляги» живо напомнил мне молодость — и не тем, как проводил время главный герой, а тем, где и как он жил вместе с отцом и братом. Бррр! И когда у моего папы появилась возможность получить квартиру от завода, мы были счастливы.
Располагалась новая квартира уже не совсем в центре, хотя и не на окраине. Поездка до центра города на общественном транспорте занимала 35–45 минут. С учетом пути из дома до остановки и от остановки до работы суммарное время поездки от квартиры до офиса занимало около часа. И столько же уходило на дорогу обратно — домой с работы вечером.
Два часа в день на то, чтобы добраться до работы и вернуться с нее? Не беда, скажете Вы. Большинство так живут! А многим приходится проводить в пути и больше времени. В Москве никого не удивишь тем, что приходится тратить 2–2,5 часа в одну сторону.
Вот и я не заметил особой разницы. Да, пришлось больше времени проводить в общественном транспорте. Каждый день я получал в автобусах, троллейбусах и трамваях заряд злости. Причем дважды — утром и вечером. Злой я приезжал на работу и злой возвращался домой. Ничего, я привык. Все было нормально. Во всяком случае, как у всех. Мне не казалось, что я испытываю какие-то неудобства. Точно так же я притерпелся к жизни в «домашней коммуналке». С женой, ребенком и приходящей няней в одной комнате, с сестрой и ее женихом — в другой и с мамой и ее котом — в третьей. Комнат же ведь три? Вроде хватает. Значит, все в порядке. А если нуждаешься в уединении — сиди ночью на кухне.
Только через много лет у меня появилась возможность приобрести свою трехкомнатную квартиру. Собственно, возможности как раз не было — я выгрыз ее у судьбы; и спасибо дяде, который пошел мне навстречу! А бонусом, значение которого я изначально даже не оценил в полной мере, было то, что квартира располагалась в самом центре города. От новой квартиры до работы нужно было идти пешком два квартала: 8 минут быстрым шагом и 12 — расслабленным. Вскоре жена сменила место работы: перевелась с повышением из районного управления банка в центральное, располагавшееся в 5 минутах от квартиры (один квартал). Наша дача (двухэтажная, на самом берегу Волги: спереди свой пляж, сзади лес, слева и справа — родственники, друзья семьи, приятели и знакомые) находится в 15–20 минутах езды от квартиры — ближе, чем многие городские кварталы! И летом мы просто переезжали жить на дачу. Добираться оттуда на работу, конечно, дольше: доехать до дома, оставить там машину, пешком разойтись каждый на свою работу — это уже 30–40 минут в один конец. Зато Волга и свежий воздух.
Кстати, это не первая дача в моей жизни, и мне есть с чем сравнивать. Как оказалось, главное в даче — не расположение и не близость водоемов. Главное — кто живет рядом. На нашей предыдущей даче участок был отменный, яблони — загляденье. Но со всех сторон такие соседи… Мы с ними, слава богу, не ссорились — но и общаться было особо не о чем. Сидели на своем участке, как на осажденной территории, периодически делая вылазки до ближайших прудов. А на новой даче с самого начала усилия были направлены на то, чтобы вокруг оказалось как можно больше «своих». Десятилетиями мы приглядывали за тем, какие участки собираются продавать. Некоторые скупали сами, другие рекомендовали знакомым и друзьям. Освоение этой территории начали еще наши отцы в 1986 году. Мне тогда было 13 лет, и я на своем горбу перетаскал значительную часть стройматериалов, использовавшихся для возведения дома и благоустройства участка. Отцы дружили друг с другом, а некоторые были связаны между собой и родственными отношениями. Мы, дети, с 12–14 лет вместе проводили несколько месяцев каждое лето. Плюс, разумеется, часто встречались и в другое время года. Сейчас на этих дачах играют друг с другом уже наши дети — третье поколение «большого клана». Справедливости ради должен сказать, что в значительной степени за правильную организацию ключевых моментов нашей жизни следует благодарить моего дядю. Это он в 1986 году был одним из четырех друзей, которые приобрели дачи в непосредственной близости друг от друга. Мой папа строил дачу вместе с дядей: и участок, и дом изначально были рассчитаны на две семьи. Четыре дачных участка стали «ядром», с которого начался захват территории «большим кланом» наших семей, родственников, друзей и приятелей. Квартира дяди и его дача находились близко друг от друга. Я купил квартиру у дяди, дачу — у одного из его друзей и автоматически стал пользоваться теми же преимуществами. А преимущества близкого расположения места работы и дома я наблюдал на примере как дяди, так и собственных родителей. Все же личный опыт — великая вещь!
Итак, теперь моя квартира располагалась в самом центре города. Все ключевые транспортные развязки рядом. До аэропорта — 15–20 минут на машине: он как раз почти по дороге к моей даче. До железнодорожного вокзала — 20 минут пешком, а на машине я как-то раз добрался за шесть минут, причем это было общее время пути от квартиры до вагона. Из них я ехал минуты три, остальное время — бегом. Через 20 секунд после того, как я сел в вагон, поезд тронулся.
Все это — удобство, все это отражается на повышении качества жизни! Самый большой выигрыш дает близкое расположение места работы и дома. Переехав в 2002 году на новую квартиру, я сразу почувствовал, как резко изменилась моя жизнь. У меня появились вечера! Раньше, конечно, они тоже были. Но не те. Чтобы успеть на работу вовремя, приходилось вставать раньше. Значительная часть жизненной энергии погибала уже по дороге на работу, в общественном транспорте. Впрочем, если бы я ездил на работу за рулем собственного автомобиля — по приезду не то что был бы нервным, а просто готов был бы всех убить! Слишком много… чудаков в России на дорогах. Дальше — тяжелый рабочий день (ведь я всю жизнь вкалывал, а не просто приходил в офис потусоваться). Вообще-то я люблю работать, особенно когда работа приносит удовольствие. Именно поэтому я всю жизнь занимался только тем делом, которое мне в кайф. Вот и сейчас я пишу эти строки в Египте. В плавучем пятизвездочном отеле я плыву по Нилу от Луксора к Асуану. Даже во время круиза я урвал несколько часов для книги. Во-первых, нельзя же без перерыва только и делать, что нырять в бассейн и жариться на солнце. Во-вторых, писать книги мне в кайф!
А вот ездить на работу в общественном транспорте было не в кайф. Равно как и возвращаться тем же путем по вечерам. Домой я приезжал уставший, измотанный, злой. Сил хватало на то, чтобы поужинать, чуть-чуть пообщаться с семьей, иногда — посмотреть какой-нибудь легкий фильм. И на боковую.
После переезда в центр я понял, что такое полноценные вечера! Вставать я теперь мог позже: до работы-то идти всего 10–12 минут. Когда я возвращался домой, сил оставалось много. Общественный транспорт больше не отнимал мое время и нервы, а от работы я получал значительно больше положительных эмоций, чем отрицательных! Вечером я мог сходить куда-то с семьей и (или) друзьями. Либо почитать несколько часов серьезную книгу — для удовольствия или для самообразования. Или, к примеру, я мог заниматься с инструктором по бальным танцам, чтобы научиться танцевать танго. То есть мог посвятить время всему тому, чем раньше занимался только в выходные. Всему тому, что и составляет жизнь для себя, жизнь помимо работы.
Получается, до этого я жил только в выходные — в рабочие дни сил хватало только на работу. А после переезда на новую квартиру я стал жить каждый рабочий день (несколько часов вечером) и еще в выходные. Это дало огромный плюс для меня, моей семьи и моих друзей. И вполне ощутимый плюс для моей работы и моих коллег! Ведь теперь я каждое утро приходил на работу довольный после небольшой прогулки по свежему воздуху, а не злой, как раньше.
Желаю и Вам поскорее насладиться всеми ощутимыми преимуществами, которые дает близость работы и дома. По-настоящему Вы сможете понять, как много приобрели, только когда обеспечите себе все это!
Чуть выше между строк промелькнула еще одна важная мысль. В целом очень правильно совмещать работу и любимое дело. Хорошо, если работа и есть Ваше любимое дело (конечно же, одно из любимых дел). Также неплохо, если Вы превратили в работу свое хобби. Об этом многие говорят. Ведь в работе бывают и удачные времена, и трудные. Периоды неплохих доходов могут сменяться периодами безденежья. Если то, чем Вы занимаетесь на работе, и есть Ваше хобби — во время самого серьезного спада у Вас остается огромный плюс: работа Вам все равно нравится! Если же Вы не любите свою работу, то в тяжелые периоды Вам жить не захочется, не то что работать. Даже если Вы, скрипя зубами, делаете то, что должны делать ради пропитания семьи, — организм этого не простит. Полезут мелкие хвори, а то и сразу инфаркт, инсульт. Или для начала «всего лишь» язва желудка. Но даже если дела на нелюбимой работе идут неплохо — Вы все равно считаете часы до окончания ежедневного заключения. Истинное удовольствие от успехов на работе можно получать лишь тогда, когда работа является Вашим увлечением, когда она в радость!
Расчет «Стоимость моего времени»
Настало время перейти к следующей части расчета, который мы с Вами начали раньше. Мы уже посчитали, каков капитал Вашего времени. Теперь самое время посчитать, сколько стоит Ваше время (тем более что это рассчитывал для себя и Сенека).
III. Средняя стоимость моего времени.
Мой среднемесячный доход ________ рублей [$месяц].
Средняя стоимость моего дня при расчете 30 дней в месяце ________ рублей [$день = $месяц / 30].
Средняя стоимость моего часа за вычетом времени на сон ________ рублей [$час = $день / Бодр].
Средняя стоимость 1 минуты моего времени ________ рублей [$минута = $час / 60].
Средняя стоимость 5 минут моего времени ________ рублей [$минута × 5].
Средняя стоимость 10 минут моего времени ________ рублей [$минута × 10].
IV. Средняя стоимость моего рабочего времени.
В среднем я работаю _______ дней в месяц [РД ≈ 22], _______ рабочих часов в день [РЧ ≈ 8].
Средняя стоимость моего рабочего дня ________ рублей [$деньР = $месяц/РД].
Средняя стоимость часа моего рабочего времени _______ рублей [$часР = $деньР / РЧ].
Средняя стоимость 1 минуты моего рабочего времени ___ рублей [$минутаР = $часР / 60].
Средняя стоимость 5 минут моего рабочего времени ______ рублей [$минутаР × 5].
Средняя стоимость 10 минут моего рабочего времени __ рублей [$минутаР × 10].
Попробуем вместе выполнить этот расчет. Предположим, Ваш средний ежемесячный доход $месяц = 50 000 рублей. Если Ваши доходы нерегулярны, постарайтесь перечислить свои поступления за последние 3–6 месяцев, сложите их и поделите на соответствующее количество месяцев. Так Вы получите сумму Вашего среднемесячного дохода.
Сколько в этом случае составит средняя стоимость Вашего дня?
$день = 50 000 (доход за месяц) / 30 (количество дней) = 1667 рублей за день.
А сколько составит средняя стоимость часа?
$час = 1667 (стоимость дня) /16 часов в сутках (за вычетом времени на сон) = 104 рубля за час.
Сколько может в этом случае стоить минута Вашего общего времени?
$минута =104 (стоимость часа) / 60 минут в часе = 1 рубль 74 копейки за минуту.
Запомните, сколько стоит минута Вашего времени, чтобы потом использовать эту цифру при принятии решений об эффективном использовании времени.
Для удобства принятия тактических решений (то есть при выборе того, как правильнее поступать, чтобы не потерять больше за счет стоимости времени, чем удастся выиграть в деньгах) также имеет смысл сразу рассчитать стоимость 5 и 10 минут. Стоимость 5 минут Вашего общего времени составит 1,74 × 5 = 8 рублей 70 копеек.
Стоимость 10 минут Вашего общего времени составит (понятно) 17 рублей 40 копеек.
Однако доходы генерирует не все Ваше время, а только рабочее (интересный вопрос о том, как рабочее время соотносится со временем, в которое на Вас работают инвестиции, мы пока оставим в стороне). Рабочее время будем понимать широко — это время, когда Вы занимаетесь деятельностью, которая обеспечивает Вам доходы. Если Вы зарабатываете часть денег на «дневной» работе, а другую часть — за счет вечерних калымов, таких как написание курсовых на заказ, — суммируйте доходы из обоих источников. Но и в качестве рабочего времени учитывайте как дневную работу, так и вечернюю подработку — получится 10–11 часов в сутки.
Рабочее время стоит дороже, чем общее. Ведь, если Вы сможете эффективнее использовать свое рабочее время для обеспечения более высоких результатов или более интенсивного профессионального роста, это напрямую отразится на росте доходов. А если Вы эффективнее распорядитесь временем воскресной прогулки по городу с семьей, это принесет больше радости. Но доходов напрямую не увеличит.
Итак, сколько стоит один день Вашего рабочего времени?
$деньР = 50 000 (доход за месяц) / 22 (среднее количество рабочих дней в месяце) = 2273 рублей.
А сколько стоит один час Вашего рабочего времени?
$часР = 2273 (стоимость рабочего дня) / 8 (рабочих часов в день) = 284 рубля за час.
Сколько же стоит минута Вашего рабочего времени?
$минутаР = 284 (стоимость рабочего часа) / 60 (минут в часе) = 4 рубля 73 копейки за минуту.
Для удобства оперативного принятия решений имеет смысл сразу же рассчитать стоимость 5 и 10 минут рабочего времени.
Стоимость 5 минут Вашего рабочего времени составит: 4,73 × 5 = 23 рубля 65 копеек.
Стоимость 10 минут Вашего рабочего времени составит 47 рублей 30 копеек.
Теперь Вы по образу и подобию приведенного расчета можете вычислить стоимость Вашего общего и рабочего времени.
Прошу Вас сейчас же, не откладывая, сделать этот расчет.
Хорошо, теперь Вы знаете, сколько стоят минута и час Вашего времени.
Выше мы уже обсуждали, как меняются принципы использования времени в зависимости от того, дешевле или дороже стоит минута.
А как они могут измениться, если время будет стоить еще дороже?
Предположим, что стоимость Вашего общего времени составляет 50 рублей в минуту. То есть один час Вашего времени стоит 50 × 60 = 3000 рублей. Это равносильно 50 × 60 × 16 × 30 = 1440 000 рублей в месяц. В данном случае Ваши привычки, касающиеся организации собственного времени, должны существенно измениться по сравнению с периодом, когда Ваше время стоило несколько рублей за минуту.
Например, если Вы живете в Москве, то заказ такси для поездки в аэропорт в большинстве случаев позволит сэкономить и время, и деньги одновременно. Если Вы решите добираться в аэропорт на аэроэкспрессе, общее время поездки от квартиры до аэропорта составит от 1 часа 40 минут до 2 часов 30 минут. Это при условии, что Вы живете недалеко от центра. Билет на аэроэкспресс обойдется в 300 рублей[5]. А трансфер в аэропорт на такси будет стоить в зависимости от класса машины от 1000 до 1600 рублей (можно, конечно, найти машину и подороже — было бы желание). При этом Вы доедете от квартиры в центре до аэропорта за 40–50 минут (ночью) и примерно за час днем (если не будет пробок). Понятно, что даже для одного пассажира в машине выигрыш во времени, составляющий почти час (как минимум!), дает Вам значительно больше, чем разница в прямых затратах на поездку. При нескольких пассажирах стоимость билетов на аэроэкспресс возрастает, а стоимость поездки на такси — нет, что делает выигрыш еще более ощутимым.
Все это, однако, если не будет пробок. Если в соответствии со временем вылета (прилета) и ожидаемым направлением движения основных транспортных потоков пробка более чем вероятна, аэроэкспресс — единственно приемлемый вариант.
Я привел пример с трансфером в аэропорт специально — чтобы показать, как стоимость времени влияет на принятие повседневных решений. Если же говорить о вещах более серьезных, то при такой стоимости минуты Вашим жизненным принципом должно стать: делегировать к чертям собачьим все, что можно делегировать!.
О том, как избавиться от непроизводительной загрузки на работе, мы поговорим ниже. А сейчас вспомним о делах домашних: закупке продуктов, уборке квартиры, стирке и глажке белья, сидении с детьми… Выгоднее всего для Вас вообще ими не заниматься. Точнее, делегировать. При этом можно направить освободившееся время на то, чтобы больше играть и гулять с детьми, ходить с семьей по магазинам (когда это приносит удовольствие, а не вызвано жесткой необходимостью срочно наполнить холодильник), посещать с семьей театры, кино, музеи и рестораны, общаться с друзьями, читать хорошие книги. Думаю, логика ясна.
Возьмем хотя бы закупку продуктов. Если Вы сами пойдете или поедете в магазин, уложитесь как минимум в час. В результате отдадите на продукты 1500–2000 тысячи рублей — и еще 3000 «сгорит» за счет потраченного часа. Поэтому значительно выгоднее нанять домработницу! Или, если у Вас еще не очень большие дети, предпочтительнее комбинированный вариант — домработница-няня. В Москве это удовольствие (в 2010 году) стоит 200–300 рублей в час. Разумеется, при условии достаточно интенсивной загрузки в течение недели за месяц набегает 25 000–26 000. Реже — до 30 000 рублей. В обычном городе-миллионнике можно найти подходящий вариант за 7–12 тысяч рублей в месяц. Если же детей у Вас нет и нужен «традиционный» вариант домработницы — кухарка/прачка/уборщица/исполнение поручений, — это обойдется Вам существенно дешевле! Надо купить продукты? Дайте домработнице деньги под отчет, она все купит. Потом, когда отношения наладятся, Вы просто начнете заказывать, что приготовить. А она уже сама разберется, какие продукты нужны. Надо почистить костюм? Домработница отнесет его в химчистку и потом заберет. И так далее.
Да что там домработница! Сколько стоит один Ваш рабочий день?
1 440 000 рублей (среднемесячный доход) /22 (рабочих дня, в среднем за месяц) = 65 454 рубля.
Это месячный заработок двух сотрудников со средним доходом или одного — с доходом выше среднего! То есть Вы как угодно можете задействовать время Ваших подчиненных, чтобы сэкономить свое личное время! Если день работы подчиненного со средним доходом позволит Вам сэкономить час Вашего времени — это выгодный размен! Потому что его день стоит дешевле, чем Ваш час. В последние годы ремонты в моих квартирах полностью курируют мои подчиненные. Получается неплохо, а денег тратится ненамного больше, чем если бы все контролировал сам. Но мое время, потраченное на то, чтобы следить за ремонтом, стоило бы значительно дороже, чем сам ремонт! А так результат достойный, в конце я выдал сотрудникам премию — и все счастливы!
Мораль: если Вы смогли обеспечить себе высокий доход и Ваше время стоит дорого, максимально разгрузите себя от всего, что можете делать не Вы. Посвятите все свое время тем наиболее важным делам, которые можете сделать только Вы и никто другой. Или получению удовольствия от жизни!
61 правило управления временем по Алану Лакейну
Чтобы Вы научились эффективнее управлять своим временем, предлагаю Вашему вниманию 61 правило управления временем из уже упоминавшейся книги Алана Лакейна «Искусство успевать»[6]. Некоторые из этих принципов мы с Вами обсуждали ранее.
Как я экономлю время
1. Я стараюсь получить удовлетворение от каждой минуты жизни, имеющейся в моем распоряжении.
2. Я стараюсь получить удовлетворение от всего, что я делаю.
3. Я — неисправимый оптимист.
4. Я стараюсь идти от победы к победе.
5. Я не трачу время на переживания по поводу своих неудач.
6. Я не трачу время, испытывая чувство вины в связи с тем, что я не сделал.
7. Я постоянно напоминаю себе: «Всегда можно найти достаточно времени для того, чтобы сделать важные вещи». Если это — важные вещи, я всегда найду время для того, чтобы их сделать.
8. Я каждый день стараюсь найти новый способ для того, чтобы воспользоваться им для выигрыша во времени.
9. Я встаю в 5 утра в будние дни (и рано ложусь спать).
10. Я съедаю облегченный обед, чтобы не чувствовать сонливость во второй половине дня.
11. Я не читаю газет или журналов (за редким исключением). Я лишь проглядываю газетные заголовки, когда прохожу мимо продавцов газет, для того чтобы знать о происходящем в мире.
12. Я бегло проглядываю книги в поисках интересных мыслей.
13. У меня нет телевизора. (Когда произошла высадка человека на Луну, мы с женой поехали в мотель, чтобы там посмотреть трансляцию этого события. Кроме того, мы брали напрокат телевизор во время съездов политических партий и кампаний по выборам президента страны.)
14. Моя работа расположена близко от дома, и я хожу на работу пешком. Лишь когда я ленюсь или спешу, я еду туда на машине.
15. Я анализирую свои привычки для того, чтобы избавиться от устаревших, или для их улучшения.
16. Я раз и навсегда покончил с «ожиданиями». Если мне приходится ждать, то я рассматриваю такую ситуацию как «подаренное время» для того, чтобы расслабиться, запланировать или сделать что-нибудь такое, что я бы иначе не сделал.
17. Я ставлю свои часы на три минуты вперед для того, чтобы начать день раньше.
18. В моем кармане я ношу пустые карточки размером с визитные или библиотечные формуляры, чтобы записывать на них наблюдения или мысли, возникающие в голове.
19. Раз в месяц я пересматриваю свои жизненные цели.
20. Каждый день я просматриваю список моих жизненных целей и определяю, с помощью каких действий я смогу добиться их осуществления.
21. Я напоминаю себе о своих жизненных целях с помощью надписей, которые я сделал на отдельных листках бумаги, помещенных на стенах моего кабинета и на письменном столе.
22. Даже когда я выполняю ничтожные задания, я не забываю про свои долгосрочные цели.
23. Первое, что я делаю утром, — это планирую свою деятельность на целый день и распределяю дела по степени их значимости.
24. Я составляю список конкретных дел, которые следует сделать в течение дня, и распределяю их в порядке значимости, а затем стараюсь сделать самые важные дела как можно раньше.
25. Я заранее составляю расписание своей деятельности на три месяца вперед таким образом, чтобы обеспечить равномерное распределение нагрузки и разнообразие в занятиях на каждый месяц, а также зарезервировать «дополнительное время» для осуществления «горящих» проектов.
26. Я предоставляю себе возможность отдохнуть и награждаю себя, когда завершаю важные дела.
27. Я делаю значительные дела в первую очередь.
28. Я стараюсь добиться успеха не столько напряженным, сколько умелым трудом.
29. Я стараюсь выполнять только дела «А» и никогда не делать дела «Б» и «В».
30. Я верю в свою способность верно распределять дела по степени их значимости и стараюсь придерживаться этого порядка, чего бы мне это ни стоило.
31. Я задаю себе вопрос: «Произойдет ли что-нибудь ужасное, если я не выполню этого дела?» Если ответ отрицательный, то я его не делаю.
32. Если мне кажется, что я начинаю медлить, я задаю себе вопрос: «Чего я стараюсь избежать?» и, получив ответ, стараюсь встретить эту проблему лицом к лицу.
33. Я всегда использую правило 80/20.
34. Я начинаю работу с наиболее плодотворной части проекта, и часто после этого мне не нужно делать остальное.
35. Я стараюсь отбросить непроизводительную деятельность как можно быстрее.
36. Я предоставляю себе достаточно времени для того, чтобы сосредоточиться на выполнении дел высокой значимости.
37. Я развил у себя способность сосредотачивать свое внимание и свои усилия на одном предмете на протяжении значительных отрезков времени (иногда с помощью кофе).
38. Я сосредотачиваюсь последовательно только на одном предмете.
39. Я концентрирую свои усилия на предметах, которые принесут мне наиболее значительные долгосрочные блага.
40. Я стараюсь проявить особую энергию и упорство, когда я чувствую, что могу победить.
41. Я приучил себя выполнять свой список «Что надо сделать», не пропуская трудных дел.
42. Я стараюсь осуществлять значительную часть своего мыслительного процесса на бумаге.
43. Я стараюсь делать творческую работу в одиночестве по утрам и использую вторую половину дня для встреч и совещаний.
44. Я определяю точные сроки для завершения дел для себя и других.
45. Я стараюсь активно вслушиваться в ход каждой дискуссии.
46. Я стараюсь не растрачивать попусту время других людей.
47. Я стараюсь поручить исполнение дел другим людям, если эти дела находятся в сфере их компетенции и они лучше могут с ними справиться.
48. Я обращаюсь за помощью к специалистам, чтобы они мне помогли в решении проблем, требующих особых знаний и специальной квалификации.
49. Я нанял человека, который разбирает мою почту и ведет контроль за моими телефонными звонками, а также следит за различными текущими делами.
50. Я стараюсь как можно меньше плодить бумаг и выбрасываю как можно больше ненужных бумаг.
51. Я стараюсь брать одну и ту же бумагу только один раз.
52. Я стараюсь сразу же написать ответ на большинство писем.
53. Я стараюсь, чтобы верхняя часть моего стола была освобождена для работы, и помещаю большинство важных бумаг в центр стола.
54. Все мои вещи имеют свои определенные места (поэтому я трачу минимум времени на их поиск).
55. Я выделяю три часа в месяц специально для того, чтобы разобрать различные пустяковые дела.
56. По выходным дням я стараюсь не думать о работе.
57. Я довольно часто расслабляюсь и «ничего не делаю».
58. Я исхожу из того, что некоторая часть моего времени неизбежно будет затрачена на дела, находящиеся вне моего контроля, но я не переживаю из-за этого.
59. Во время работы я стараюсь свести болтовню к минимуму.
60. Я постоянно придумываю шаги, которые можно принять сейчас для реализации моих целей.
61. Я постоянно задаю себе вопрос: «Как сейчас можно потратить время с наибольшей пользой?»
Эффективное использование рабочего времени
Об эффективном управлении временем написано изрядное количество книг. И подавляющее большинство из них от начала до конца посвящены только тому, как управлять своим рабочим временем. С одной стороны, я никогда не понимал, почему эффективно использовать нужно только рабочее время. Получается, важно только вкалывать, а на остальную жизнь наплевать? С другой — я не ставил перед собой цели написать еще одну книгу на ту же тему. Тем более что некоторые из уже изданных работ вполне толковые. Поэтому поговорим лишь о ключевых моментах, которые, на мой взгляд, могут оказаться интересными, да и полезными.
Ежедневник
Казалось бы, ежедневник — основной и самый простой инструмент для управления временем. Купить его можно в любом магазине канцтоваров, деловых подарков и в большинстве книжных магазинов. Однако нигде не учат, как пользоваться ежедневником. И в результате большинство сотрудников любого предприятия, которым ежедневник был бы весьма полезен, просто его (либо его аналоги — бумажные или компьютерные) не используют. Причем это касается не только рядовых сотрудников, но и значительной части руководящего состава! Это, конечно же, совершенно неприемлемо.
Попробую исправить данный недочет и рассказать о том, как эффективно использовать ежедневники. Прежде всего нужно выбрать себе хороший, качественный ежедневник: пользоваться им значительно удобнее, чем примитивным ежедневником, похожим на обычный блокнот, в котором даже часы в сутках не расписаны и отсутствует календарь. Опять же не следует забывать, что, если Вы участвуете в статусных переговорах, ежедневник относится к числу аксессуаров, по которым Вас оценивает противоположная сторона. Так что при переговорах на несколько миллионов выкладывать на стол ежедневник производства фабрики «Урюпинский печатник» стоимостью 35 рублей — не самая лучшая идея. На мой вкус, вполне приемлемы ежедневники производства Nazareno Gabrieli. Также важен размер ежедневника. Если Ваша работа предполагает интенсивные разъезды и выездные переговоры с клиентами, для слишком большого ежедневника обязательно потребуется сумка или портфель. А маленький легко поместится в кармане пальто.
При правильном использовании ежедневник надо носить с собой практически постоянно: на случай, если Вам придет в голову хорошая идея, которую стоит сразу же записать для дальнейшей реализации. Иначе она, скорее всего, улетучится, забудется. А такие идеи, надо сказать, значительно чаще приходят в голову на отдыхе, в пути или когда Вы читаете интересную книгу, чем во время рабочей текучки. Или, допустим, вечером Вам позвонил партнер — Вы посмотрели в ежедневник, согласовали с партнером время встречи (созвонки), вписали все в ежедневник, закрыли его и сразу же выбросили этот вопрос из головы. Или Вы встречаетесь с другом, обсуждаете, как идут дела в его бизнесе, и в процессе разговора Вам приходит в голову отличная идея по развитию Вашего бизнеса. Вы сразу же вписываете ее в ежедневник в форме задачи, которую Вы или Ваши коллеги начнут решать в определенный день, закрываете ежедневник и возвращаетесь к приятной дружеской беседе. В общем, ежедневник полезен именно тогда, когда он всегда под рукой. Чтобы любой поступивший вопрос или возникшую идею в любой момент можно было записать и не держать в голове. Поэтому, где бы Вы ни находились и куда бы Вы ни ехали, при Вас всегда должны быть ежедневник и ручка. У меня ручка всегда лежит в бумажнике (об этом мы еще поговорим, когда затронем тему личных финансов).
Таким образом, удобнее всего ежедневник карманного формата. Мало ли отличных мыслей, идей и предложений погибает сразу после рождения, оттого что их не записали и не сохранили? А если ежедневник при Вас — впишите свою идею туда. Лучше всего в виде вопроса, поставленного на контроль. И Вы спокойны: теперь идея обязательно будет реализована. Если Вы ведете автомобиль, остановитесь, прижмитесь к обочине, запишите мысль и спокойно езжайте дальше. Маневр займет всего несколько минут. А ведь по-настоящему ценная идея приходит в голову далеко на каждый день!
Особое предупреждение: во время дневного сна, о пользе которого мы говорили выше, ежедневник и ручка должны лежать рядом с кроватью! Если Вы засыпаете, когда голова перегружена рабочими или личными вопросами, дневной сон становится идеальным моментом для освобождения Вашего подсознания вместе с интуицией. Пока Вы спите (иногда это настоящий сон, а иногда этакое промежуточное состояние, когда Вы вроде и не бодрствуете, но и заснуть до конца не можете), мозг работает над поставленными ему задачами. И — о чудо! — вдруг на Вас снисходит озарение, и все становится на свои места! Именно так, по рассказам, было с Менделеевым: окончательная систематизация таблицы элементов произошла во сне. Подсознание и интуиция провели эту работу, пока он спал. Или Вам просто придет в голову толковая мысль, которая поможет продвинуть вперед решение важного вопроса. Но необходимость удерживать ее в голове, чтобы, не дай бог, не забыть до пробуждения, уже не даст Вам заснуть. Выход — сразу же записать идею в ежедневник и спокойно спать дальше. Главное, чтобы и ежедневник, и ручка были под рукой и Вам не приходилось вставать. Потом, когда выработается привычка, Вам даже не придется до конца просыпаться. Вполне возможно, что за время одного дневного сна Вам в голову придет несколько отменных идей, которые окажут в дальнейшем неоценимую помощь.
Итак, одно из основных предназначений ежедневника: туда Вы вписываете мысли, идеи, задачи и вопросы, которые нужно поставить на контроль. Причем вписываете сразу же в момент их возникновения.
А как заполняется ежедневник?
Прежде всего ежедневник предназначен для планирования дел, которые нужно выполнить в определенные дни и к определенному моменту времени, а также совместных мероприятий, в которых кроме Вас участвуют другие люди. Заполненный лист ежедневника может выглядеть так:
9:30–11:00. Подготовить коммерческое предложение для «Агро-Снаб»
12:30. Переговоры с «Агро-Снаб», ул. Строителей, д. 37, оф. 403
Доработать типовую презентацию комплекса «Веста» в PowerPoint
17:00. Совещание по рекламе.
— Предложить разработать серию из трех радиороликов по продвижению услуг автоклуба/аварийного комиссара.
— Будем ли мы участвовать в выставке Trade-Expo в декабре?
— Заказать новые статусные визитки!
ОБЯЗАТЕЛЬНО сначала согласовать дизайн и самому выбрать бумагу, чтобы не получилось такого убожества, как в прошлый раз!

На примере данного дня мы видим, что на 12:30 и на 17:00 запланированы совместные мероприятия, в которых Вы участвуете вместе с другими людьми. Остальным же временем Вы распоряжаетесь сами, по своему усмотрению. К совещанию по рекламе Вы уже написали ряд вопросов, которые обязательно поднимете. Скорее всего, сами эти вопросы и идеи возникли раньше. И тогда Вы сразу внесли их в ежедневник рядом с мероприятием, на котором их уместнее всего обсудить. На совещании эти вопросы будут внесены в протокол. После чего будут контролироваться еженедельно на каждом очередном совещании до тех пор, пока их не решат.
Наконец, самый серьезный вопрос на этот день — типовая презентация комплекса «Веста». Поэтому Вы и выделили ее жирным шрифтом. При этом Вы планируете, что для доработки презентации Вам не потребуется все время между переговорами с «Агро-Снабом» и совещанием по рекламе. Там остается свободный интервал, который можно использовать для еще какого-нибудь полезного дела.
Такой ежедневник хорош, чтобы контролировать себя и планировать совместные мероприятия. Но почему бы не использовать его и для контроля за другими? Так мы приходим к идее контрольного раздела ежедневника.
Контрольный раздел — большой шаг вперед в повышении эффективности использования ежедневника! Идея, как уже говорилось, проста: если с помощью ежедневника можно контролировать себя, почему бы с его помощью не контролировать других? В результате вверху каждой страницы ежедневника отводится место для контрольных точек. Это вопросы и задачи, решить которые должны другие люди, но решение которых контролируете Вы. Сюда же могут входить и важные платежи, поступление которых Вы держите на личном контроле. Например:
* «Муаранг-Трейд» — 1,2 млн руб. (Кочнева);
* акт на 2,7 млн руб. по 3-му этапу — Балаковская АЭС (Дмитриев);
* Ромашева: маркетинговый план на 2-й квартал;
* B/D: Олег Анимподистович Корольков — сот. 8 (925) 111–00–00.
Первая контрольная точка — проплата от клиента «Муаранг-Трейд», которую должна обеспечить Кочнева. Если в утреннем отчете о платежах Вы не увидели этой проплаты, можно позвонить Кочневой и спросить, в чем дело. Или сбросить CMC, подождать ответа (при этом Кочнева может предпринять какие-то действия, чтобы исправить ситуацию). И уж дальше — по обстоятельствам — звонить. Более того, сотрудники и коллеги, имеющие опыт работы с Вами, уже знают: если Вы поставили на контроль какой-то вопрос, то в назначенный день проконтролируете его обязательно. Если им вовремя не удалось решить данный вопрос, пусть лучше заранее Вас предупредят, чтобы Вы перенесли контроль этого вопроса на другой день. Иначе Вы обязательно «снесете» им голову — расплата неизбежна! В любом случае, если сегодня деньги не пришли, контрольная точка переносится в контрольный раздел ежедневника на один из следующих дней. Наоборот, если ожидаемая сумма уже поступила в один из предыдущих дней, Вы сразу же вычеркиваете контрольную точку из контрольного раздела ежедневника.
Вторая контрольная точка касается подписания важного для Вас (и для компании, конечно) акта выполненных работ. Вряд ли информация о подписанных/неподписанных актах включается в утренний финотчет. Поэтому, чтобы понять, что происходит с подписанием акта, Вы звоните Дмитриеву либо пишете ему запрос по CMC/e-mail. Обратите внимание: если Вы контролируете подписание акта сегодня, значит, его должны были подписать не позднее предыдущего рабочего дня. И если Вы уже получили информацию, что акт подписан, то вычеркиваете данную контрольную точку из ежедневника.
Третья контрольная точка: не позднее предыдущего рабочего дня Ромашева должна была разработать и прислать Вам маркетинговый план на 2-й квартал. Если сегодня утром план еще не пришел на Ваш электронный ящик — пора звонить Ромашевой!
Четвертая контрольная точка: Вы запланировали поздравить близкого человека с днем рождения. Хотя это не контрольный вопрос для кого-то, а напоминание для Вас, решается все так же — звонком по указанному номеру. Поэтому для простоты мы пишем напоминания о поздравлениях в тот же раздел ежедневника.
Когда Вы вводите в своем ежедневнике контрольный раздел, необходимо выработать в себе полезную привычку: как только кто-то пообещал Вам что-то значимое (оплату от клиента, решение вопроса, разработку документа), сразу делаете запись об этом в контрольный раздел ежедневника на соответствующий день! Если Ромашева пообещала разработать и прислать Вам маркетинговый план не позднее 13 марта, ставите контрольную точку на 14 марта, и т. д. Постепенно Ваши сотрудники и коллеги привыкнут: обещания, данные Вам, нужно исполнять своевременно, иначе Вы спустите с них шкуру точно в назначенный день.
Если контрольный раздел ежедневника заполняется регулярно, его удобно использовать и для борьбы с собственной ленью. Все мы люди, все мы несовершенны, и всем нам свойственно лениться! Представьте: Вы большой босс. Приходите с утра на работу в офис (или никуда не выезжаете из дома: позавтракали — и пора бы заняться делами). А делать ничего не хочется… просто катастрофически! Но надо! Как же быть? Открываете контрольный раздел ежедневника — а там 5, 8 или 10 контрольных точек на сегодня. Звоните всем «фигурантам» по очереди — и каждому, кто еще не сделал обещанного, «отшибаете башку». Расправа занимает у Вас 10–15 минут. Вы разогнались, энергии прибавилось… теперь Вам значительно легче начать заниматься собственными делами. Опять же, как-то нехорошо самому бездельничать, когда Вы только что «наехали» на нескольких сотрудников и коллег. Поработали — чувствуете, что жажда деятельности сходит на нет… Ничего! Открываете контрольный раздел ежедневника — и еще раз продалбливаете всех, кто еще не отчитался Вам в успешном выполнении поставленной задачи. Заодно у людей вырабатывается полезная привычка: не так важны все остальные обязательства, как обязательства, данные Вам. Их нужно выполнить любой ценой! И точно в срок, пока они не попали под Ваш пресс — а этого им очень не хочется.
Что еще можно сделать для более эффективного использования ежедневника? Имеет смысл делить каждую страницу ежедневника ниже контрольного раздела вертикальной чертой пополам. Слева от разделительной черты Вы выписываете мероприятия, жестко привязанные ко времени (например, совещания, встречи с клиентами, визит к нотариусу). А справа перечисляете плановые вопросы, которые нужно решить, используя свободные интервалы времени. Как только у Вас возникает свободное время, Вы можете (особенно, если это нужно для разогрева) пройтись по контрольному разделу ежедневника. Потом смотрите в правую часть страницы на список плановых задач и выбираете самое важное дело. В крайнем случае, дело, к которому у Вас в данный момент больше лежит душа. Чтобы уделять основное внимание самым важным задачам, полезно каждое утро расставлять приоритеты рядом с задачами, перечисленными в правой части сегодняшней страницы ежедневника. Самая важная задача помечается цифрой I, вторая по важности — цифрой II и т. д. Решенная задача вычеркивается из правой части страницы. Все дела, которые не выполнены к концу рабочего дня, переносятся на следующие дни — в правую часть страниц ежедневника.
Вот как в этом случае может выглядеть страница Вашего ежедневника.

На этой странице ежедневника сверху расположен контрольный раздел. Слева под ним — колонка запланированных по времени мероприятий. Справа — колонка задач, ранжированных по приоритету, которые желательно решить в свободные интервалы времени. Практика показывает, что при таком планировании задач, мероприятий и контрольных точек Вы успеваете выполнить существенно больше дел за единицу времени, чем при традиционном использовании ежедневника или совсем без него. А благодаря контрольному разделу никто не скроется от Вашего контроля!
Конечно, у Вас может возникнуть вопрос: почему я так подробно рассказываю о ежедневнике в век компьютерных технологий? Безусловно, я буду только за, если Вы будете планировать список своих дел в Outlook и использовать в качестве органайзера ноутбук или коммуникатор. Я просто делюсь с Вами своим опытом. У меня есть и ноутбук, и коммуникаторы. Но для планирования времени я пользуюсь ежедневником, и получается неплохо. Не столь важно, как Вы организуете свое время — с помощью компьютера или бумажного ежедневника. Важно, чтобы у Вас это получалось легко, удобно, эффективно и без лишних усилий!
Принцип Эйзенхауэра
Данный принцип назван по имени генерала Эйзенхауэра, который позднее стал президентом Соединенных Штатов Америки. Говорят, что опытный управленец Эйзенхауэр активно использовал его в работе. Все дела, задачи и вопросы он делил на четыре подвида, руководствуясь следующей матрицей.

Считается, что важные и срочные дела необходимо делать самому, причем немедленно. Но все искусство управления временем направлено как раз на то, чтобы не доводить дела до этой стадии.
Дальше у большинства людей на первый план выходят все остальные срочные дела. Которые при этом не всегда являются важными. Как определить, важное дело или нет? Очень просто. Мы считаем важными все дела, выполнение которых непосредственно необходимо для достижения наших целей «А». Таким образом, если данное дело не является необходимым для достижения одной из трех наших целей «А», к важным оно не относится.
Таким образом, многие люди в первую очередь тратят время на любые срочные дела, но практически все они не имеют к достижению целей «А» никакого отношения. В то же время достижение целей «А» все отодвигается и отодвигается. Ведь важные, но не срочные дела всегда могут подождать!
Наконец, значительное время уходит на дела, которые не являются ни важными, ни срочными. Зато заниматься ими легче всего. Не можем заставить себя делать что-то полезное — и отдаемся рутинным процессам. Много раз на дню разбираем электронную почту. Ходим по одним и тем же сайтам. Собираем информацию, которая нам не особо и нужна. Заняв себя чем-нибудь неважным, мы получаем хороший повод отложить в сторону более важные, но и более сложные дела.
Как повысить эффективность использования своего времени, руководствуясь принципом Эйзенхауэра?
Во-первых, планируйте время в соответствии со значением и важностью задач, а не с их удельным весом в общем количестве дел!
Для примера рассмотрим, как распределяется время руководителей. Важнейшие задачи (категория «А») составляют примерно 15 % общего количества всех задач и дел, которыми занят руководитель. Собственная значимость этих задач (с точки зрения вклада в достижение цели) составляет, однако, примерно 65 %.
На важные задачи (категория «Б») приходится в среднем 20 % общего числа и также 20 % значимости задач и дел руководителя.
Менее важные и несущественные задачи (категория «В») составляют, напротив, 65 % общего числа задач. Но они имеют незначительную долю — порядка 15 % — в общей «стоимости» всех дел, которые должен выполнять руководитель.
Но это если говорить о задачах, необходимых для решения производственных вопросов! Достижение собственных целей «А» при этом может находиться в полном загоне — как в рабочее, так и в нерабочее время.
Очевидно, что выгоднее всего максимально использовать свое время для достижения целей «А» — как рабочих, так и личных. Если заранее разгребать важные, но несрочные дела, уделяя им много времени и сил, — большинство из них не успеют стать важными и срочными. От остальных же дел нужно избавляться. Срочные, но неважные дела — делегировать кому-то (насколько это возможно). Несрочные и неважные — просто не делать (насколько это возможно). Не тратить на них свое время и силы. А если уж тратить, то по минимуму. И как можно реже. Кстати, именно поэтому я разбираю электронную почту не чаще одного-двух раз в месяц.
Чрезвычайно важно научиться отказываться от большинства дел. Особенно от тех, которые не имеют никакого отношения к целям «А» ни лично для Вас, ни для Вашей работы. Чем меньше дел и поручений Вы на себя берете, тем больше времени сможете уделить по-настоящему важным задачам. Не зря говорят, что главное слово в тайм-менеджменте — слово «НЕТ».
В целом идеал управления временем приближается к тому, чтобы:
* максимум времени тратить на дела «А», и только на них;
* в перерывах между делами «А» много времени тратить на качественный отдых;
* достаточно времени тратить на сон, то есть хорошо высыпаться.
Вряд ли Вам удастся полностью исключить неважные дела из расписания. С другой стороны, целеустремленные (по Алану Лакейну) люди должны уделять своим делам «А» хотя бы 5 часов в неделю. Представляете, что будет, если тратить на дела «А» треть, а то и половину всего времени, которое Вы уделяете делам? При этом всячески ограничивая временные затраты на неважные дела? И уделяя значительное время качественному отдыху и сну?
На это, в конечном счете, и направлен гибкий подход к управлению временем, в основе которого лежит система управления временем Любищева, опирающаяся на выработку чувства времени с помощью хронометража. Данную систему мы и обсудим дальше!
Но перед этим рассмотрим, как может оптимизировать свое время на управление бизнесом руководитель и особенно собственник бизнеса.

Комментирование и размещение ссылок запрещено.

Обсуждение закрыто.