Информация как стратегический ресурс

Качественное дорожное освещение купить тут lightemittingdesigns.com.ua. .

В последнее десятилетие информация превратилась в стратегический ресурс, от которого зависит конкурентоспособность всех экономических субъектов. Общий контур многоканальной системы информационного обеспечения управленческих целей проиллюстрирован на рис. 1.2.1.
В действительности информация всегда была необходима для эффективного управления, однако, революция, произошедшая в коммуникационных системах, увеличила объем доступной информации и сделала процесс управления информацией более сложным и важным.

Информационные технологии увеличили возможности доступа к первичным источникам информации внутри компании. По оценкам экспертов 45 млрд.(!) документов (счета-фактуры, акты, накладные, договоры и прочее, прочее…) использует в ежегодном обороте российский бизнес и государственные ведомства, а это 500 млрд. руб. или 1,3 % ВВП страны.

Задачи и цель сбора бизнес-информации возрастают с каждым воспроизводственным циклом экономического субъекта. На сегодняшний день существует множество определений термина «бизнес-информация», однако, не существует общепринятого. Под информацией вообще «понимают факты, сведения, новости и знание». Затем, обычно предлагается иерархия, состоящая из трех частей: данных, информации и знания. Полагаем, что предназначение бизнес-информации заключается в обеспечении менеджеров знаниями как о состоянии внутренней среды компании (информация для управления внутренними факторами роста стоимости бизнеса), так и знаний о внешней среде (многоаспектный комплекс внешних факторов воздействия на стоимостные параметры бизнеса), в которой каждый экономический субъект функционирует, принимая на себя управление внешними экономическими рисками.

Основная цель сбора всей необходимой для управления стоимостью бизнеса информации состоит в том, чтобы на ее основе как можно точнее, с минимальным уровнем неопределенности, принимать управленческие решения по наращиванию стоимостных параметров функционирования компании. Соответственно при получении бизнес-информации акцент должен быть сделан на сборе реальных и безусловных фактов. Это одно из требований, предъявляемых к бухгалтерской информации. Однако, как свидетельствует бизнес-практика, принцип детерминированности бухгалтерской информации потребностям менеджмента в полной мере не реализуется. Причин этому несколько, одни их них предопределены спецификой такого феномена как информация вообще, которым занимается теория информации, а другие причины связаны с целями, для достижения которых аккумулируется информация. Применительно к бухгалтерской информации принцип её детерминированности потребностями управления стоимостью бизнеса, на наш взгляд, в настоящее время пока только постулирован, тогда как требуется его подкрепление соответствующим методическим обеспечением, а, возможно, и за счет принятия поправок в бухгалтерские нормативные документы (положения об учете отдельных стоимостных объектов).
При сборе и обработке информации для управления бизнесом часто возникают детерминистская и интуитивная экономические парадигмы. Другая проблема, возникающая при работе с бизнес-информацией, заключается в том, что решения часто принимаются на основе общих впечатлений менеджера и его интуиции. Опросы предпринимателей, менеджеров, бухгалтеров выявляют возрастание степени доверия к собственной интуиции, основанной на опыте и знаниях экономических и финансовых процессов и снижение доверия к информации официальной статистики. На наш взгляд, сама суть информационности управленческих процессов предопределяется охарактеризованной выше детерминистской экономической парадигмой. Тем не менее, еще раз следует подчеркнуть, что информационные массивы структурируются не только в зависимости от цели их применения (области знаний или процессов), но и в зависимости от степени воздействия внешних и внутренних факторов экономической среды. Структурированная под факторы информация создает методологическую базу для управления стоимостью бизнеса в контуре выбранной стратегии. Только при соблюдении данного условия идентификация факторов стоимости будет отражать стоимостные параметры всех ресурсных слагаемых в процессе их кругооборота.
На практике, как показало наше исследование, часто возникает несоответствие между бизнес-информацией (которая основана на фактах) и деловым знанием (которое часто основано на интуиции). Всё больше возникает проблем, связанных с временными ограничениями. Бизнес-информация в основном описывает то, что произошло в недавнем и не очень далеком прошлом («историческая» информация), а менеджеров интересует информация, на основании которой можно предвидеть будущее бизнеса (релевантная информация). Полезность официальной информации (статистической и бухгалтерской) уменьшается из-за временного лага между описываемыми событиями и публикацией о них в соответствующих информационных носителях. Одновременно возрастает число источников информации, на основании которых можно выстраивать достаточно правдивые прогнозы развития бизнеса. Идентификация и оценка информации для определенных управленческих целей осуществляются в большинстве случаев в процессе различных взаимодействий экономических субъектов или операций с объектами учета и контроля в бизнесе, а также во время неофициального обмена ею. Когда менеджеры сталкиваются с какой-либо сложной, по существу неопределенной, но стратегически важной для компании проблемой, процесс поиска информации становится более активным, официальным и целенаправленным. Различные виды информации менеджеры склонны аккумулировать разными способами. Например, маркетинговую и сбытовую информацию можно аккумулировать неформально, а сбор и оценка бухгалтерской, финансовой или другой экономической информации требует официального доступа. С появлением Интернета сбор информации существенно облегчен, особенно это касается законодательной информации, для отслеживания которой еще десять лет назад в компании содержалась дополнительная штатная единица. Однако, несмотря на то, что сбор, идентификация, ранжирование по целям и оценка информации представляет собой комбинацию официальных и неофициальных схем, в настоящее время усиливается тенденция предпочтительности официального использования информации, касающейся управления стоимостью бизнесом. Это объясняется несколькими причинами, главной из них является усиление мер государственного регулирования и надзора за информационными потоками, реализуемых многими законодательными актами, например, законы о финансовом мониторинге, об инсайдерской информации, о Счетной палате России, о противодействии коррупции и многими другими. При этом лавинообразный и часто противоречивый характер внешней и внутренней информации выдвигает на первый план не просто её аккумулирование, а исследовательский анализ и глубокий контроль за качеством анализируемой информации. Следовательно, как было подчеркнуто в параграфе 1.1, конвергенция учетной и управленческой парадигм предполагает всесторонне развитие аналитической и контрольной функции системы бухгалтерского учета и финансового менеджмента. Возможность стратегирования бизнеса (разработка прогнозов на пять и более лет) как раз заложена в системном взаимодействии этих двух наук и практик. Однако до сегодняшнего дня данная возможность недостаточно реализована. Причин этому несколько.
Между чисто бухгалтерскими данными и информацией, накапливаемой другими отделами компании из собственных источников и извне, существуют различия. В настоящее время в большинстве случаев эти источники информации полностью независимы друг от друга, и они по-разному описывают объект, существующий как материально, так и в стоимостной оценке. Не всегда содержание такой информации носит беспристрастный характер. Содержание информации, несмотря на то, что её смысл отражается в информационных носителях (документах) базируется на чувственном (субъективном) восприятии пользователя. Знания, опыт пользователя и нормативные предписания по использованию информации часто отходят на второй план при интерпретации данных, полученных пользователем от передающих устройств. Практика управления информацией свидетельствует, что субъективная интерпретация смысла информации искажает значения, лежащие в основе данных (как, например, пристрастность бухгалтеров вуалировать налоговую базу, завышать уровень доходности, скрывать величину кредиторской и дебиторской задолженности и т. п.).
Любая информация специфична по своей внутренней природе и задачи её структурирования решаются в зависимости от знаний и активности пользователей. Ученые разделяют статическую природу информации и потенциальную активность знания, указывая, что «информация подчинена мыслям людей, а знание – это сила и свобода поступать в соответствии со своими взглядами» [514]. Эта точка зрения в целом правомерна. «Информация является необходимым структурным элементом знания, которые можно получить интуитивно. В западных странах обсуждается и анализируется именно то знание, которое получено путем восприятия, структурирования по целям и анализа информации» [514]. Другая точка зрения на различие между информацией и знанием заключается в утверждении, что не может существовать знания о том, что произойдет в будущем. Сторонники данной позиции крайне скептически воспринимают усилия менеджмента компаний разрабатывать экономическую, а в её составе финансовую стратегию, руководствуясь знаниями и материализуя их в некие стратегически ориентированные показатели, параметры которых определяются на основе достаточно вольной интерпретации исторических данных бухгалтерского учета, контроля, анализа и других информационных источников. Интерпретация смысла стратегически ориентированных показателей зачастую вольная, если даже она основывается на экономико-математических моделях. Этому есть два объяснения. Во-первых, современная экономическая среда предельно неустойчива, на её состояние влияют в большей степени политические предпочтения властей в выборе систем налогообложения, кредитования, страхования и т. д. Во-вторых, любой управленческий процесс субъективен и его вектор определяет профессионализм менеджеров и бухгалтеров. Как известно, в средних компаниях, не говоря уже о малых, профессиональный уровень менеджеров оставляет желать лучшего. В нами обследованных компаниях, специализирующихся на представлении интеллектуальных бизнес-услуг, функции бухгалтера, аналитика, контролера часто возложены на одного специалиста. В его обязанности входит также разработка стратегически ориентированных показателей, а, следовательно, он должен еще располагать знаниями методов оценки стоимости бизнеса, владеть приемами моделирования и знаниями информационных технологий. В таких условиях идентифицировать информацию, объясняющую, почему произошли какие-то события в прошлом или почему они не должны были произойти крайне затруднительно.
Информационные потоки всегда порождаются системой определенного типа и целями её функционирования (релевантная информация). В зависимости от вида системы, принципов её структурирования, целеполагания, содержания функций и других признаков идентификации среди множества других однотипных систем (социально-экономические системы) потоки информации получают предметную определенность (характеристики). В контексте теории систем и теории информации «учетная система может рассматриваться как элемент единой информационной надсистемы, которая генерирует и интерпретирует всю базу информационного потока, представленную разными системами для эффективного управления. При этом совершенствуется как надсистема, так продолжается развитие исходной учетной системы, что заключается в образовании би – и полисистем в процессе интеграции и дифференциации учетной информации» [231, с. 65–89]. Следовательно, система бухгалтерского учета, экономического анализа, контроля и отчетности должна «развиваться в фарватере общенациональной стратегии экономического роста», демонстрируя в своем развитии способность перестраиваться при изменении стратегии, не меняя при этом принципиальной основы.
Система бухгалтерского учета на своем входе и выходе (согласно теории информации, т. е. кибернетике) имеет два массивных и крайне разнородных информационных потока. На входе – это информация, предопределенная движением стоимости в денежной «оболочке» по приобретению ресурсов для функционирования компании, и отражаемая на соответствующих бухгалтерских счетах («материалы», «основные средства» и др.). На выходе – это информация о стоимостных величинах продаж, задолженностей и материальных выгод (или отсутствии таковых), которая также идентифицируется на счетах бухгалтерского учета соответствующими записями. В комплексном представлении это есть отражаемые в учете результаты движения (оборота) носителей стоимости в денежном выражении, завершающееся фиксированием в отчетности двумя способами разложения капитала[7]. Бухгалтерский учет, экономический анализ и контроль генерируют в совокупности огромный массив информации, который структурируется по целевым запросам менеджеров согласно широко известным базовым принципы теории информации: фиксация, вытеснение конкурирующих типов, скольжение, пространство, самоподобие, тождественность, завихрение причинно-следственных связей. Рассмотрим содержание каждого из этих принципов в контексте методологии бухгалтерского учета и современных методологических концепций управления стоимостью бизнеса.
Реализация принципа фиксации представляет собой процесс выделения одного массива информации (у специалистов именуется «термом» [141, с. 98–123]) в качестве структурообразующего. При идентификации в бухгалтерском учете того или иного факта хозяйственной жизни он обозначается соответствующими: словами, например, приобретение материалов», проводкой, например, 10/60 и т. п. Фиксация информации может означать в бухгалтерском учете и объединение однотипных фактов хозяйственной жизни в поименованную Планом счетов группу. Фиксация информации позволяет сконструировать предметно выраженную подсистему объектов учета, реализовать такие базовые функции системы бухгалтерского учета как экономический анализ и оценка информационных потоков, их связей и результатов движения, а также функцию внутрикорпоративного контроля в проверяемом информационном массиве. Фиксация информации позволяет разрабатывать технические или технологические стандарты программного обеспечения бухгалтерского учета, анализа, контроля и отчетности.
Процесс фиксации информации сопровождается вытеснением «конкурирующих» типов информации. В системе бухгалтерского учета «принцип вытеснения конкурирующих типов» проявляется в выявлении дублирующей информации или информации, требующей дополнительного синтеза или анализа с тем, чтобы установить её «безвредность» для последующего выведения конченого результата финансово-хозяйственной деятельности экономического субъекта. Практика показывает, что в качестве такой негативно влияющей информации выступают фискальные платежи (налоги, сборы, взносы, штрафы). Разумеется, полностью вытеснить эту информацию из системы бухгалтерского учета невозможно в силу ее юридической обязательности, но её можно упорядочить минимизацией влияния на параметры финансовых результатов деятельности компании.
Как правило, при синтезе показателей информационного потока могут возникать несколько конкурирующих центров спонтанного нарушения симметрии хаоса. В результате действия принципа завихрения, суть которого рассмотрена ниже, в информационной структуре остается сравнительно небольшое количество типов предметных носителей информации, которые в совокупности покрывают все многообразие востребований пользователей к содержанию всей информационной системы бухгалтерского учета и финансовой отчетности, а также к отчетности контролеров и карты стратегических показателей развития бизнеса[8]. Распределение всего многообразия свойств по конкретным типам информации бывает случайным, ибо смысловые значения названий счетов бухгалтерского учета различны. Однако степень этой случайности всегда ограничена стандартами учета и отчетности, так как свойства типов информации диктуются потребностями структур более высокого уровня (саморегулируемые организации, Минфин России и международные сообщества бухгалтеров и контролеров).
Принцип «скольжение» означает в информационной теории требование обладать некоторой универсальностью для каждого зафиксированного типа носителей информации. То же самое относится и к бухгалтерским документам, записям, внутренней и внешней отчетности. С помощью определенных логических схем можно построить множество различных вариантов движения информационных потоков для представления их визуального образа, что, естественно, помогает управлять потоком. На наш взгляд, такой прием основан на «универсальной теории категорий и более содержательный частный ее случай – теории топосов[9] Методологи этой теории Джонстон П.Т., Голдблатт Р., Цаленко М.С., Шульгейфер Е.Г. и другие ученые называют категорией конструкцию, содержащую объекты и морфизмы (стрелки).
Каждая пара объектов связывается набором стрелок, а последовательно заданные стрелки замыкаются на координирующую стрелку – композицию системы взаимосвязей. Примером может служить причинноследственная диаграмма «рыбий скелет Исикавы», которую менеджеры используют в факторном анализе состояния экономических процессов и систем, а также карта стратегических целей.

Информация для разработки таких «исследовательских конструкций» черпается из системы бухгалтерского учета, экономического анализа, внутрикорпоративного контроля, привлекаются также дополнительные источники информации (СМИ, Интернет и др.). Весь массив данных модифицируется под цели управления бизнесом с помощью унифицированных информационных систем, роль которой, как мы полагаем, будет выполнять разрабатываемая нами учетно-контрольная и аналитико-оценочная система формирования релевантной информации для управления стоимостью бизнеса – УКАОС).
Такая система представляет собой структурно-логическую модель управления информацией и при её разработке мы основывались на методологии топосов. Использование карты стратегических целей (рис. 1.2.4) позволяет не только систематизировать учетно-контрольную и аналитико-оценочную информацию, но и структурировать её по целям и ответственным лицам (менеджер или бухгалтер), за которым закрепляется функция достижения конкретной цели. Выбранная композиция стрелок в такой карте способствует ассоциативному восприятию взаимосвязей денежных или других потоков в конструируемой на перспективу модели. Если такие карты были разработаны в компании по информации прошлых отчетных периодов, а факторы внешнего и внутреннего окружения принципиально не менялись, то сравнение «исторических» и «текущих» карт дает основание изучать динамику развития бизнеса, выстраивая на основе сопоставительного анализа перспективные ориентиры (экономическую, финансовую или другие стратегии). В данном случае менеджменту компании удается понять, что между структурированной информацией и целями (категории управления) действуют сложные системы связей – функторы[11] (в некотором смысле – «мета-стрелки»). Совокупность всех внутренних прямых и обратных связей в этих блок-схемах, выраженных с помощью стрелок, помогает визуализировать внутреннее устройство информационной мегаструктуры – «бухгалтерский учет (ведение учетных записей в денежной оценке, анализ, контроль, отчетность) → управление бизнесом».
Стандартным способом описания наличия взаимосвязей управляемых объектов и функций согласно теории категорий являются коммутативные диаграммы – это целеориентированные графы, в вершинах которого находятся объекты, а стрелками выражаются их коммутативные связи (потоки информации, или команды указания, или направления функционального воздействия). Тогда как принцип «скольжение» выражает наличия внутренней соподчиненности носителей в информационной структуре, то принцип «пространство» реализует способность информационной структуры взаимодействовать с внешней экономической средой, если рассматривать его суть с позиций теории и практики бухгалтерского учета. Действие этого принципа наблюдается каждодневно, особенно ярко он проявился с усилением международного разделения труда и усилением межнациональной экономической и финансовой кооперации. Как уже подчеркивалось выше, тенденции развития теории и практики бухгалтерского учета задаются факторами экономического пространства, в котором информационная структура может «скользить» как цельная конструкция, выступая уже потенциальным носителем структур более высокого уровня (учетная мега-система, например – СНС[12]). Возможности различных учетных объектов участвовать в нескольких бухгалтерских записях, проводках и отчетных сводках для менеджеров экономического субъекта – это скольжение бухгалтерской информации. Распространение бухгалтерской отчетности как цельной конструкции о финансовом состоянии экономического субъекта среди многочисленных пользователей формирует масштабное и постоянно расширяющееся информационное пространство вплоть до наднационального уровня.
В бухгалтерском учете также проявляется и такой принцип информационной теории как «самоподобие», суть которого в способности информационного носителя множиться и структурироваться под вновь возникающие цели. Это свойство определяет динамику развития всей системы бухгалтерского учета в её органичном единстве с экономическим анализом и внутрикорпоративным контролем. В самоподобии проявляется такое свойство данной информационной структуры, так и синтез новых структур, например, развитие модифицированной подсистемы бухгалтерского учета для: целей исчисления налога на прибыль (пока именуется как налоговый учет), управленческих целей (именуется как управленческий учет или контроллинг и бюджетирование), для органов официальной статистики. Различие свойств подобных подсистем задается различными целями применения информации, которые определяет каждый из её пользователей (администрация экономического субъекта, акционеры, инвесторы, финансовые, налоговые органы и т. д.) Регламент информационного носителя в структуре той или иной подсистемы бухгалтерского учета, как правило, стандартизирован (Закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ и ПБУ в его развитие, МСФО, Налоговый кодекс РФ и т. п.), хотя и не запрещено выражение объективного мнения бухгалтера при формировании учетной политики для различных целей. Проблема структурирования учетно-контрольной и аналитическо-оценочной информации по целям управления выдвигает на первый план предельно важную и необходимую для решения проблему. Этой проблемой является искусственная, на наш взгляд, «привязка» целевого предназначения такой информации к обоснованию практики обособленных «новых» видов учета: финансового, налогового, управленческого. Кроме того, в экономических публикациях по проблемам учета предлагаются стратегический учет и еще самые экзотические виды учета. Эта проблема будет детально раскрыта в следующем параграфе 2.2 диссертации. По нашему убеждению, структурирование информации по целям из одного информационного источника (системы или подсистема этой системы) не предполагает, по нашему глубокому убеждению, появления какой-то бы то ни было новой системы. С позиции методологии систем [294; 317], система бухгалтерского учета аккумулирует, идентифицирует и оценивает информацию о течении хозяйственной жизни компании. При этом система бухгалтерского учета является фактически единственным источником информации, которая впоследствии структурируется по целям: для налогообложения прибыли, для принятия управленческих решений, для формирования финансовой отчетности, для формирования отчетности в официальные органы статистики или в систему государственных внебюджетных социальных фондов РФ (ПФР ФСС, ФОМС и ТОМС). Структурированная и модифицированная информация накапливается в соответствующих информационных носителях, которым не присущи сугубо объективные признаки, по которым можно от бухгалтерского учета обособить относительно самостоятельные потоки информации: для налогообложения прибыли, для внутрикорпоративного бюджетирования и ценообразования, и внутрикорпоративного финансового контроля и т. д. Все эти потоки прямо или косвенно сопряжены с реализацией главной управленческой цели – реализацией производственно-экономической и финансовой стратегии.
По нашему убеждению обособление потоков релевантной информации по целевому назначению не порождает никакого самостоятельного вида учета, коим, например, некоторые методологи считают управленческих учет. Как показывают результаты проведенного нами исследования, составление учетной политики, структурирование счетов и статей баланса для внешних (в соответствии с нормативными положениями о ведении бухгалтерского учета) и внутренних целей (для менеджеров) существенно не отличается. Вместе с тем, это огромная работа, отвлечение сил и времени бухгалтера. В настоящее время приверженцы управленческого учета разрабатывают разнообразные весовые учетные политики для менеджмента компании, сложнейшие структуры счетов, субсчетов, подсчетов и другие искусственные конструкции, к которым менеджеры не обращаются. Их интересует оперативная информация, которую можно аккумулировать, структурировать, проанализировать для принятия управленческих решений без всяких мудреных утяжелений учетной и отчетной работы[13].
Из сказанного следует, что принцип тождественности теории информации применим к функциональным целям бухгалтерского учета, однако, условием для этого является отказ от использования в научном обороте и управленческой практике таких понятий как «налоговый учет», «управленческий учет», «стратегический анализ» и другие методологически некорректные, на наш взгляд, термины. Объясним эту позицию. Принцип тождественности находится в двойственной связи с принципом самоподобия. Для утверждения того, что имеется факт тиражирования информационного носителя (в нашем исследовании дробление бухгалтерского учета на самостоятельные целевые подсчеты учета), должна существовать процедура не просто синтеза новых носителей, а процедура синтеза тождественных по некоторым свойствам информационных носителей. Учетная практика свидетельствует о том, что невозможно точно определить свойства учетной информации с тем, чтобы верно её структурировать и проверить на качество, т. е. её действительную нужность всем без исключения заинтересованным пользователям. Это требование не выдерживается ни в «налоговом», ни в «управленческом учете».
Правильная реализация всех вышеназванных принципов теории информации напрямую касается и программистов, обслуживающих бухгалтерии, и самих бухгалтеров. Они зачастую уверены, что накопление программных инструментов и моделей есть накопление информации, служащее менеджменту. На самом деле это далеко не так. Сложный и неструктурированный под запросы менеджмента программный продукт скоро оказывается непригодным, тогда как на его приобретение и обслуживание были затрачены значительные денежные средства. Синтез информации в программировании заключается в разработке таких модулей, которые могут быть названы «универсальными модулями». Таким модулем специалисты считают модуль «контроллинг» в программе R/3. Однако, как будет обосновано ниже, всё чаще в специальных исследованиях ученые доказывают несостоятельность этого модуля как инструмента управления бизнесом. Следовательно, приобретение некоторыми российскими компаниями зарубежной программы R/3 со встроенным модулем «контроллинг» можно объяснить тем, что контроллинг как особая управленческая система большой эффективности была широко разрекламирована и стала признаком высокотехнологичного управления бизнесом. На практике освоение концепции контроллинга не дало ожидаемых результатов, о чём кратко будут обосновано в четвертой главе диссертации. Многие аналитики подчеркивают, что редкая бухгалтерская программа переживает десятилетний период развития без существенных модификаций. Это свидетельствует о недостаточности актуальной информации в программных продуктах, используемых сегодня бухгалтериями.
Основные навыки, которые требуются для получения и использования информации, – это поиск, анализ, структурирование, хранение и манипуляция. Предполагается, что набор данных, являющихся побочным результатом деятельности компании, обеспечивает в различных ситуациях принятие решений, основанных на имеющейся информации. Зачастую это приводит к тому, что называется «информационной перегрузкой». С каждым отчетным периодом многократно возрастает сложность сбора и управления информацией. Это требует все больше времени и базовых навыков, необходимых менеджерам для управления информацией, которых часто не хватает. Существенно возрастает значение внутрикорпоративного контроля и управления письменной информацией. Как показывает практика, менеджеры перегружены массой бесполезной информации, запутывающей поиск действительно важных документов. Такое управление мешает правильному принятию решений и планированию и ухудшает результаты деятельности компании. Когда имеющейся в распоряжении информацией не могут или не хотят правильно управлять, это часто приводит к неоправданной трате сил и средств. Наличие данной проблемы предопределило необходимость разработки методики документооборота для компаний оказывающих бизнес-услуг (аудиторско-консалтинговая группа). Основные носители информационного потока для целей управления бизнесом – документы. Комплект документов, необходимых для сбора информации в отношении операций по такому объекту учета как нематериальные активы представлен в приложение 2, а разработанный нами Порядок хранения бухгалтерских документов в приложении 3. Последовательность формализации и документирования финансово-хозяйственных ситуаций, выбор порядка их заполнения и последующей обработки информации в таких формах документов должны отвечать на следующие важные вопросы:
• каково назначение конкретного документа;
• сколько должно быть одновременно выписываемых экземпляров документов, их обязательные реквизиты, вписываемые в них показатели и периодичность составления документов;
• кем заполняются реквизиты и их показатели, меры ответственности за возможные неточности заполнения реквизитов и внесение в них показателей;
• перечень адресатов документов.
Расчет показателей, заносимых в те или иные документы, осуществляется на основе определенных правил – процедур обработки и первичных ученых данных с последующей их модификацией для целей управления (приложение 4 и 5). Далее уточняются маршруты движения заполненных информацией документов по подразделениям системы управления в целом, начиная с момента их начального заполнения вплоть до передачи менеджеру, принимающего решение или выхода за пределы управляющей системы (архивация). Такое движение документов определен как документооборот, представляемый, как правило, в графическом виду для визуального восприятия всего движения документов, что помогает управлять и документами, и связанными с ними финансово-хозяйственными ситуациями. Анализ графической схемы документооборота позволяет проследить пути документов, выявить моменты их образования, операции, которые с ними осуществляются, порядок, в котором документы структурируются по определенным признакам и под определенные цели. Посредством анализа схемы документооборота можно выявить объем, характер и сроки выполнения работ для каждого подразделения компании, недостаток/излишек контроля за документооборотом, дублирование информации, неоправданные задержки в обработке и передаче документов. Такой анализ позволяет оценить, в конечном счете, распределение обязанностей между ответственными за документооборот по всем структурным подразделениям компании (приложение 3). Содержание Методики документирования фактов хозяйственной деятельности и разработка стратегически ориентированных показателей развития компаний раскрыто в приложении 4.
Многие аналитики справедливо полагают, что «графический метод является простым, наглядным, универсальным и экономичным методом описания потоков информации на микроуровне. Однако при увеличении размерности потока информационная схема документооборота может стать настолько велика, что, потеряет свою ценность как средство анализа, или будет настолько поверхностна в деталях, что не окажет помощи при анализе потоков информации» [635]. Следовательно, данный метод целесообразно использовать для анализа организации и совершенствования существующей схемы потоков информации в компаниях не холдингового типа.
Глобализационные тенденции экономического и финансового взаимодействия множат виды предпринимательских рисков. Следовательно, важнейшей современной функцией системы учетно-контрольной и аналитико-оценочной информации становится идентификация таких рисков. Отличительной чертой современного руководителя является его способность предугадывать развитие рыночных тенденций, опираясь на результаты анализа информации из самых различных источников. На это сфокусирована точка зрения прагматиков на содержание информации, это сведения о развитии рынков и выявление ниш, где может вырасти прибыль. Такое прагматическое суждение представляется нам спорным. Снижение финансового риска представляется задачей как наиболее важной, так и предельно сложной. Теоретически можно принимать решения, вообще не основываясь ни на какой информации: так поступает биржевой спекулянт, хотя опытные биржевые спекулянты будут утверждать, что при принятии решений они используют расчет вероятностей. Однако сомнительно, чтобы менеджеры даже самой «серьезной» компания принимали решения (особенно связанные с затратами или с риском потери дохода), руководствуясь подобной тактикой, т. е. не опираясь на конкретную информацию. Информация может быть разрозненной и очень неполной, однако, она, тем не менее, должна иметься в наличии для принятия управленческих решений. В то же время менеджеры многих компаний вынуждены определять, когда и какой конкретно информации уже достаточно для эффективного управления. Способность управлять информацией, чтобы получать от нее пользу и минимизировать финансовые риски, является важным навыком для менеджеров. Отсюда следует важный вывод – чем большим объемом качественной (идентифицированной и структурированной по целям) информации располагают менеджеры компании, тем меньше уровень финансового риска в их последующих управленческих действиях.
Выводы из материала параграфа 1.2 диссертации
Активный сбор информации, её идентификация, ранжирование по целям и оценка полезности чаще всего фокусируется на конкретной цели и решениях по её достижению. Проведенное исследование показало, что единицы компаний регулярно изучают окружающую рыночную среду, прибегая к бенчмаркингу или другим методам выявления конкурентов и связанных с ними угроз. Регулярный сбор информации возникает как составная часть реализации стратегии бизнеса. Однако целенаправленную работу на завоевание рынка следует включать в состав мероприятий по оперативному бизнес-планированию (бюджетированию и контролю за исполнением бюджетов). Это создает условия для координации стратегических решений с прогнозами внешних и внутренних условий текущих отчетных периодов по обновлению ассортимента товаров, услуг, реинжинирингу бинес-процессов или других необходимых управленческих мер по реализации финансовой стратегии.
Информационные структуры экономического субъекта (бухгалтерия, отдел планирования и контроля, информационно-аналитический отдел и другие) представляют собой иерархию причинно-следственных связей, материализующихся потоками информации, требующих систематизации, осмыслению и использованию во благо его работников, а, косвенно и во благо всего государства. При этом конструкция каждого носителя информационной структуры обязательно включает в себя эффект положительной обратной связи, которая всегда замыкается на более низкий уровень информационной иерархии, тем самым формируется полезный информационный узел многоцелевого управления бизнесом.
Управление информацией на практике зачастую приводит к двум распространенным проблемам. Первая, касается сбора информации. Высокоточные методики сбора информации часто компрометируются неправильными и совершенно недостаточными критериями отбора, которые могут привести к сужению целей организации и к ограничению ее возможностей. Следовательно, для большинства критериев выбора информации рамки следует определить максимально широко. Вторая, часто встречающаяся, проблема заключается в том, что использование информации в конкретных целях являются последним этапом в информационной цепочке. Однако слишком мало известно о том, как можно применить информацию с максимальной пользой. Свойства информационных систем (энтропия, негэнтропия) в эпоху информационных технологий приводят не только к смене состояний учетно-контрольных процессов, поскольку меняются принципы и методы управления такими процессами. Эти изменения, естественно, меняют и концепции информационного обеспечения целей управления бизнесом с помощью учетно-контрольной системы формирования релевантной информации и её организационно-функционального механизма подготовки такой информации для управления компаниями сферы интеллектуальных бизнес-услуг (их описание приводится в главе 3 диссертации).
Обоснованную нами теоретическую основу концепции сбора, идентификации, ранжирования по целям и оценки информации следует назвать «теория информатизации управления движением носителей стоимости в денежной форме». Отчасти, как можно предположить, разработка на базе этой теории «работающей» системы, например такой как «учетно-контрольная система информационно-аналитического управления бизнесом» может явиться, пусть совсем малой частичкой механизма, противостоящего хаосу увеличивающейся энтропии информационного мира.

Комментирование и размещение ссылок запрещено.